Los Héroes Anónimos del Mercado Inmobiliario: Oficiales de Escritura (Escrow Officers) y Cerradores (Closers)
Por Dawn Campos, AmTrust Title Group

La industria inmobiliaria, en general, suele tener una idea bastante limitada y específica sobre el rol de un Oficial de Escritura o Cerrador. En mis décadas dentro del sector, he visto que las percepciones van desde “la persona que cierra la operación inmobiliaria” hasta “la que se encarga de todo lo relacionado con el título de propiedad”, sin mucha comprensión del verdadero alcance de sus responsabilidades.

La industria de títulos debería promoverse más entre los jóvenes como una opción de carrera real y estable. Con capacitación, experiencia y dedicación, puede ser una carrera muy gratificante y con buena calidad de vida. Pero, ¿qué implica realmente este trabajo? ¿Cómo se empieza? ¿Y por qué hay tanto papeleo?

Hoy por hoy, el Oficial de Escritura o Cerrador es prácticamente un unicornio. El perfil ideal debe ser alguien detallista, multitareas, organizado, orientado a resultados, con habilidades para tratar con la gente, conocimientos de títulos, disponibilidad total, capacidad para asistir y hasta organizar eventos, y además, tener una cartera de clientes. Usualmente, este conjunto de habilidades no se encuentra todo en una sola persona. La mayoría de quienes son buenos con detalles y tareas, no suelen disfrutar el marketing o las relaciones públicas. Y eso representa un gran reto para muchos Oficiales de Escritura, que deben equilibrar todo esto dentro de una jornada laboral tradicional de 8 a 5.

El trabajo va mucho más allá de solo cerrar una operación. Aquí te doy un resumen simplificado de lo que hace un Oficial de Escritura —ya sea solo o con asistentes— en una sola transacción:

Promoción y Relaciones: Promocionarse con asesores inmobiliarios, asistir a open houses y eventos del ramo, estar activo en redes sociales y participar en reuniones de networking para conectar con agentes y corredores.

Inicio de la Operación: Cuando un asesor inmobiliario se interesa, puede colocar el nombre del Oficial de Escritura o de su empresa en el anuncio del inmueble. El oficial responde dudas, arma hojas de cierre estimadas (net sheets) y, en ocasiones, investiga el historial del título.

Manejo del Expediente de Título: Una vez que recibe el contrato, abre el expediente, carga los datos en el sistema, solicita el estudio de título, certificados de impuestos, y envía cartas de bienvenida e instrucciones a todas las partes involucradas.

Gestión de Documentos: Se encarga de documentos de fraccionamientos o asociaciones vecinales, planos o levantamientos topográficos, garantías residenciales y revisa los compromisos de título para resolver problemas como propiedad compartida, gravámenes, divorcios, fallecimientos, etc.

Coordinación con el Banco o Financiera: Cumple con los requisitos del prestamista, se asegura de que esté incluido como beneficiario, manda cartas de protección de cierre personalizadas y entrega toda la documentación requerida.

Atención al Cliente: Responde llamadas y correos de clientes sobre otros cierres o documentos anteriores, y mantiene relaciones con ellos participando en eventos y reuniones.

Preparación del Cierre: Se asegura de que todo lo legal y del título esté en orden, agenda las firmas y carga los costos del crédito en la “Closing Disclosure” (CD).

Día del Cierre: Atiende las firmas, recopila los documentos firmados y espera la autorización del banco. Realiza ajustes en caso de que el prestamista lo solicite.

Post-Cierre: Cierra formalmente el expediente, procesa pagos, emite cheques o hace transferencias, y comienza el proceso de emisión de la póliza del título. También responde preguntas de los clientes sobre pagos, comisiones u otros temas.

Los Oficiales de Escritura y sus asistentes están constantemente bajo presión, manejando muchas tareas a la vez. Algunas agencias de títulos grandes dividen muy bien estos roles, pero en las operaciones más pequeñas, el mismo equipo hace todo desde el inicio hasta el final. El asegurador o underwriter brinda apoyo legal y guía en los procesos, pero muchas veces es el propio Oficial de Escritura quien debe tomar la última decisión mientras hace malabares con todo lo demás.

Si no lo sabías, tu Oficial de Escritura es un verdadero héroe. Si no lo has hecho últimamente, ¡díselo! Valora su trabajo: es la columna vertebral de toda transacción inmobiliaria.