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Os Heróis Desconhecidos do Mercado Imobiliário: Oficiais de Depósito (Escrow Officers) ou Fechadores (Closers)
Por Dawn Campos, AmTrust Title Group
A indústria imobiliária em geral tem ideias muito específicas e limitadas sobre o papel de um Oficial de Depósito/Fechador. Em minhas décadas na indústria, descobri que as percepções variam, como por exemplo é “a pessoa que fecha a transação imobiliária” ou “a pessoa que faz tudo relacionado ao título”. Mas ha pouco entendimento do escopo completo das responsabilidades envolvidas.
A indústria de títulos deve ser mais promovida entre os jovens como uma opção de carreira viável. Com treinamento, experiência e trabalho árduo, pode ser uma carreira muito gratificante e rentável que oferece um bom estilo de vida. Mas o que essa profissão envolve? Como começar e por que há tantos papeis envolvidos?
Na indústria de hoje, o Oficial de Depósito/Fechador é realmente um unicórnio. O candidato ideal deve ser detalhista, multitarefa, organizado, orientado a tarefas, bom com pessoas, conhecedor de títulos, disponível em todos os momentos, capaz de participar e até mesmo organizar eventos, e ter uma carteira de clientes. Tradicionalmente, essas habilidades não são encontradas em uma única pessoa. A maioria das pessoas detalhistas e organizadas não costumam ser do tipo que organiza eventos ou faz marketing (lado mais criativo). Isso apresenta um desafio para a maioria dos Oficiais de Depósito/Fechadores, que devem equilibrar todos esses papéis dentro de uma carga horaria de trabalho das 8 as 5.
O papel envolve muito mais do que apenas fechar a transação. Aqui está uma visão simplificada do que um Oficial de Depósito, sozinho ou com assistentes, faz para uma única transação:
- Promoção e Networking: Promover-se com corretores de imóveis, participar deOpen Houses (eventos onde as casas disponíveis para compra são abertas para visitação de possíveis compradores) e eventos de corretagem, manter-se ativo nas redes sociais e participar de eventos de networking para conectar-se com corretores.
- Educação Continuada e Licenciamento: Além de todas as tarefas das operações diárias, um Oficial de Fechamento/Escrow também deve manter-se informado e atualizado sobre todas as leis e padrões da indústria em constante mudança. É necessário garantir que eles reservem tempo para participar das aulas de Educação Continuada exigidas pela sua licença e manter toda a documentação e informações atualizadas com as entidades governamentais aplicáveis (seguro estadual, organizações de agências estaduais, etc.).
- Procedimento Inicial: Uma vez que um corretor esteja interessado em utilizar a empresa do Oficial de Depósito/Fechador, ele pode colocar o nome/empresa do Oficial de Depósito/Fechador em anuncios de venda de imóvel . O Oficial de Depósito responde perguntas, cria planilhas de cálculo e, às vezes, obtém o título da propriedade.
- Gestão de Arquivos de Títulos: Ao receber o contrato, o Oficial de Depósito/Fechador abrem o arquivo de título, adicionam os detalhes do contrato em seu sistema, ordenam a busca de título, certificados de impostos e enviam cartas de boas-vindas e instruções a todas as partes envolvidas.
- Gestão de Documentos: Eles lidam com documentos de HOA, pesquisas, garantias de casa e revisam compromissos de título para abordar quaisquer problemas com titularidade/propriedade, gravames, divórcios, falecimentos e outras problemas/detalhes.
- Coordenação com Credores: Cumprir os requisitos do credor, incluindo garantir que o credor seja uma parte segurada no compromisso, enviar cartas de proteção de fechamento personalizadas e fornecer os documentos necessários.
- Comunicação com Clientes: Responder e-mails e chamadas de clientes sobre outros fechamentos, documentos anteriores e participar de eventos para reter clientes.
- Preparação para o Fechamento: Garantir que todos os itens do título estejam resolvidos, organizar os documentos para assinatura e inserir as taxas do credor na Divulgaçãode Fechamento (CD).
- Dia do Fechamento: Manejar as nomeações, monitorar e coletar documentos assinados e aguardar a aprovação do financiamento. Abordar quaisquer ajustes solicitados pelo credor.
- Trabalho Pós-Fechamento: Balancear as contas do arquivo, postar e receber fundos, emitir cheques, enviar transferências e iniciar o processo de apólice. Lidar com consultas de clientes sobre rendimentos, comissões e outras preocupações.
Os Oficiais de Depósito/Fechadores e seus assistentes estão sempre sendo puxados em muitas direções diferentes. Algumas agências de títulos fazem um ótimo trabalho ao compartimentar essas funções, mas mas nos escritórios menores os Oficiais de Depósito lidam com tudo do início ao fim. Seu underwriter/asegurador fornece orientação procedimental e legal, mas às vezes o Oficial de Depósito deve tomar a decisão final, enquanto lida com múltiplas tarefas.
Se você ainda não se deu conta, seu Oficial de Depósito (Escrow Officer) é um pouco de um herói. Se você não fez isso recentemente, diga isso a eles! Aprecie-os – eles são a espinha dorsal do processo de transação imobiliária.